Lasku heti kohteessa – Miten nopeuttaa rahan kiertoa
Kenttätyöfirman kassavirta ei kärsi siitä, ettei töitä ole. Se kärsii siitä, että rahat ovat poissa tililtä kolme viikkoa sen jälkeen, kun työ on jo tehty. Miksi laskutus sitten viivästyy ja miten voit nopeuttaa rahan kiertoa?
Miksi laskutus viivästyy?
Tiedät tilanteen. Tiimi on käynyt viikon aikana kymmenessä kohteessa. Tunnit on tehty, tarvikkeet käytetty, asiakkaat tyytyväisiä. Mutta rahat? Ne ovat yhä keräämättä.
Syy on harvoin laiskuus. Se on prosessi.
Tunnit odottavat hyväksyntää. Tarvikelistat odottavat siirtoa laskutusjärjestelmään. Työnjohtaja odottaa hetkeä, jolloin ehtii koostaa aineiston. Lasku lähtee lopulta 10–21 päivää työn valmistumisen jälkeen – ja maksuaika on 14 tai 30 päivää päälle.
Laskutus hidastuu kolmessa kohdassa:
1. Tunnit eivät liiku automaattisesti. Asentaja kirjaa tunnit puhelimeen, lappuseen tai muistiin ja ne odottavat manuaalista siirtoa järjestelmään tai työnjohtajan hyväksyntää ennen kuin ne ylipäätään näkyvät laskutusaineistossa.
2. Tarvikkeet katoavat matkalla. Käytetyt materiaalit saattavat olla WhatsApp-viestissä, paperilistan taskussa tai kokonaan kirjaamatta. Kun lasku pitää koostaa, jotain puuttuu aina ja sitä selvitetään.
3. Laskutuksen käynnistys odottaa oikeaa hetkeä. Työnjohtaja tai toimisto ei ehdi koostaa laskutusaineistoa heti. Töitä on jonossa, arki on kiireinen ja lasku siirtyy ”huomiseen” niin monta kertaa, että viikot vierivät.
Mitä se maksaa käytännössä?
Jos firmasi vuosilaskutus on 600 000 euroa, laskutusviive tarkoittaa karkeasti, että sinulla on jatkuvasti noin 50 000–100 000 euroa ”jumissa” tehtyä työtä, johon ei ole vielä saatu maksua. Lyhennä laskutusviivettä viikolla, ja vapautat noin 12 000 euroa käteistä. Jos lyhennät laskutusta kahdella viikolla, saat melkein kaksinkertaisen summan.
Se ei ole pikkuraha. Se on palkka, materiaalimaksu tai etukäteen seisova kaluston huoltolasku.
Lasku kohteessa – miten se toimii käytännössä?
Ratkaisu ei ole hankkia kirjanpitäjä autoon tai lähettää toimistolta ihminen jokaiselle käynnille. Se on yksinkertaisempi.
Kun asentaja kirjaa tunnit ja materiaalit mobiilisti suoraan työkohteessa, tieto on laskutusvalmiina ennen kuin hän ehtii käynnistää auton.
Käytännössä se tarkoittaa:
- Tunnit kirjataan kohteessa. Järjestelmä vie ne suoraan hyväksyttäväksi, ei sähköpostiketjuun.
- Tarvikkeet kirjataan samaan aikaan. Ne näkyvät automaattisesti laskutusaineistossa, ei listana jonkun taskussa.
- Työnjohtaja näkee kokonaistilanteen reaaliajassa.
- Lasku voidaan lähettää asiakkaalle samana päivänä tai heti seuraavana aamuna.
Kenttätyöhön sopivat toiminnanohjausjärjestelmät takaavat, että tilausten käsittelyssä kaikki työn tekemiseen ja asiakkaaseen liittyvä tieto on ajan tasalla, yhdessä paikassa ja helposti saatavilla laskutuksia varten. Tiedot tehdystä työstä, kuluista, tilaukselle kohdistuvista ostoista ja asiakkaalta laskutettavista materiaaleista ovat täsmällisiä.
Asiakas saa laskun nopeammin – onko se ongelma?
Ei yleensä. Päinvastoin.
Laskut, jotka tulevat pian työn jälkeen, muistuttavat käytyä käyntiä paremmin. Asiakas muistaa mitä tehtiin, tunnistaa laskun sisällön ja maksaa nopeammin. Kun lasku saapuu kolmen viikon päästä, asiakas saattaa ensin ihmetellä mistä se on.
Nopea laskutus on myös ammattimaisen kuvan merkki. Se kertoo, että firmalla on prosessit kunnossa.
Mistä lähteä liikkeelle?
Jos tunnistit oman firman tässä kuvauksessa, ei tarvitse muuttaa kaikkea kerralla.
Kolme asiaa kannattaa katsoa ensin:
Kartoita viive. Kuinka kauan kestää työn valmistumisesta siihen, kun lasku lähtee? Jos et tiedä tarkkaa lukua, se on jo merkki.
Ota mobiilikirjaus käyttöön kentällä. Tunnit ja tarvikkeet kirjataan kohteessa – ei toimistolla. Tämä yksistään lyhentää viivettä merkittävästi.
Yhdistä kenttäkirjaukset suoraan laskutukseen. Kun tieto liikkuu automaattisesti kentältä laskutusjärjestelmään, manuaaliset siirtovaiheet poistuvat – ja viive lyhenee.
Raha kiertää, kun tieto liikkuu
Kenttätyöfirman kassavirta ratkaistaan harvoin myymällä enemmän. Se ratkaistaan nopeuttamalla sitä kierrosta, joka alkaa kun asentaja saapuu kohteeseen ja päättyy kun maksu näkyy tilillä.
Mitä nopeammin tieto siirtyy – tunnit, tarvikkeet, työn tila – sitä nopeammin lasku lähtee. Ja sitä nopeammin raha on siellä, missä sitä tarvitaan. Lue lisää, miten laskutus nopeutuu Lenio TOPilla.
Lenio TOP on kenttätyönohjausjärjestelmä, joka yhdistää mobiilikirjauksen, töiden hallinnan ja laskutuksen. Jos haluat katsoa miten se toimisi teidän arjessa, ota yhteyttä .
