Varastonhallinta ja toiminnanohjausjärjestelmä

Kenttätyö- ja kunnossapitoyrityksessä toiminnanohjausjärjestelmä ja varastonhallinta ovat saman kolikon kaksi puolta. Kun työnohjaus ja varasto eivät puhu keskenään, syntyy laskuttamattomia tunteja, kadonneita materiaaleja ja epätarkkaa raportointia. Tässä artikkelissa käymme läpi, mitä varastonhallinta tarkoittaa kenttätyöyrityksessä, miten se kytkeytyy toiminnanohjausjärjestelmään ja milloin sen uudistamiseen kannattaa panostaa.

Mitä varastonhallinta on kenttätyöyrityksessä

Varastonhallinta on toimintamalli, joka ohjaa kaikkia varaston vaiheita: tavaran vastaanottoa, hyllytystä, varastosiirtoja, keräilyä, ottoja ja toimitusta. Tavoite on yksinkertainen: oikea materiaali on oikeassa paikassa silloin, kun sitä tarvitaan, mutta varastoon ei ole sidottu ylimääräistä pääomaa.

Kenttätyöyrityksessä varastonhallinta saa lisäksi yhden erityispiirteen. Varasto ei ole vain hyllytilaa keskusvarastolla, vaan se on liikkuvaa pääomaa: pakettiautoissa, työmailla, projektipaikoilla ja asiakaskohteissa. Materiaali otetaan käyttöön usein siellä, missä työ tehdään, eikä silloin, kun sitä on suunniteltu otettavaksi. Tämä asettaa varastonhallinnalle eri vaatimukset kuin perinteisessä tukku- tai vähittäiskaupassa. Liikkuvassa työssä varastonhallinta on neljän asian risteyskohta:

1. Missä materiaali on,
2. Mihin tilaukseen tai projektiin se kohdistuu,
3. Mitä se on maksanut ja
4. Milloin sitä pitää tilata lisää.

Lisäksi monelle alalle on välttämätöntä tietää tarkasti, mikä yksittäinen tuote-erä tai sarjanumeroitu laite on missäkin – takuu-, jäljitettävyys- ja vastuukysymyksistä lähtien.

Mihin yrityksen prosesseihin varaston tehokkuus vaikuttaa?

Kenttätyöyrityksessä varastonhallinta kytkeytyy neljään ydinprosessiin.

Työnohjaus. Työnjohto tarvitsee tiedon, mitä materiaalia työ vaatii ja onko sitä saatavilla. Ilman reaaliaikaista varastosaldoa työn aikataulutus on arvailua ja työmääräimet lähtevät kentälle ilman varmuutta materiaalien riittävyydestä.

Ostot ja hankinta. Tilaaminen perustuu varastosaldoon ja avoimien ostotilausten tilanteeseen. Jos saldo ei vastaa todellisuutta, tilaus tulee joko liian myöhään (työ keskeytyy) tai liian aikaisin (pääomaa sitoutuu turhaan).

Laskutus ja projektikate. Kun materiaali käytetään asiakastyössä, sen pitää kohdistua oikealle työmääräimelle, projektille ja asiakkaalle, muuten laskutuskate vuotaa. Kenttätyöyrityksen kannattavuus rakentuu juuri tästä: hankittu osa pitää laskuttaa eteenpäin oikealle kohteelle.

Taloushallinto. Varaston arvo, varastokirjanpito ja varaston muutos vaikuttavat suoraan tulokseen ja verotukseen. Kuukausitasolla varaston arvon pitäisi pysyä kärryillä jatkuvasti – ei vain tilinpäätöksen yhteydessä.

Varastonhallinta vaikuttaa siis kenttätyöyrityksen koko liiketoimintaan: työnohjaukseen, ostoihin, laskutukseen ja taloushallintoon.

Varastonhallinnan hyödyt kenttätyöyritykselle

Toimivan varastonhallinnan hyödyt kenttätyöyrityksessä jakautuvat kolmeen pääryhmään.

Reaaliaikainen tilannekuva ja ennakointi. Kun varastosaldo päivittyy ottokirjauksesta heti, työnjohto ja projektipäälliköt tekevät päätöksiä todellisen tiedon pohjalta. Hälytykset ja täydennyslogiikka varmistavat, ettei materiaali lopu kesken kriittistä työvaihetta.

Läpinäkyvyys ja tietojen saatavuus. Varastotieto ei elä yhden ihmisen Excelissä tai päässä. Asentaja, työnjohto, hankinta, laskutus ja talous näkevät saman tiedon, ja jokainen voi keskittyä omaan työhönsä eikä tiedon kaivamiseen.

Kannattavuuden parantuminen. Materiaalin kohdistus tilaukselle ja työmääräimelle estää laskutuskatteen vuotamisen. Sarjanumeroseuranta nopeuttaa reklamaatio- ja takuutilanteet. Inventaariot sulautuvat osaksi arkea, eivätkä ole enää vuosittainen suuroperaatio.

Milloin varastonhallintaan kannattaa panostaa? Tunnista nämä haasteet

Varastonhallinnan uudistaminen tulee kenttätyöyrityksessä ajankohtaiseksi, kun seuraavia merkkejä alkaa näkyä.

• Asentajat hakevat materiaalia rautakaupasta tai keskusvarastolta, eikä ottojen kohdistus tilaukselle tai projektille ole hallinnassa
• Laskutuskate vuotaa: materiaalit on hankittu, mutta osa jää laskuttamatta
• Varaston arvo ei vastaa kirjanpitoa, ja kuukausiraportointi venyy projektipäälliköiden aikataulun mukaan
• Inventaariot vievät enemmän aikaa joka kerta, ja tulokset poikkeavat järjestelmän saldoista
• Tieto materiaalin sijainnista (keskusvarasto, autovarasto, työmaa) elää ihmisten päässä tai WhatsApp-viesteissä
• Sarjanumeroidut laitteet ovat liikkeellä, mutta niiden seuranta on käsityötä
• Työnohjaus ei pysty luvata asiakkaalle aikataulua, koska materiaalin saatavuudesta ei ole varmuutta

Jos useampi näistä on tuttu tilanne, varastonhallinta osana toiminnanohjausjärjestelmää maksaa itsensä takaisin yleensä jo ensimmäisten kuukausien aikana, pelkästään laskutuskatteen kiinnioton kautta.

Miten Lenio TOP, Netvisor ja Rackbeat ratkaisevat tämän

Kenttätyöyrityksen toiminnanohjausjärjestelmä, varastonhallinta ja taloushallinto saadaan yhteen ehjäksi ketjuksi yhdistelmällä, joka koostuu kolmesta osasta.

Lenio TOP on kenttätyöhön rakennettu toiminnanohjausjärjestelmä. Se hoitaa työnohjauksen, töiden suunnittelun, mobiilin tuntikirjauksen, materiaalien kohdistuksen ja laskutuksen. Asentaja näkee mobiilisovelluksesta päivän työt, työmääräimet, asiakaskohtaiset ohjeet ja tarvittavat materiaalit – ja kirjaa otot suoraan kohteessa.

Netvisor on Suomen käytetyin pilvitaloushallinto-ohjelmisto. Se hoitaa kirjanpidon, ostolaskut, myyntilaskut ja palkat – ja toimii samalla 30 000 yritysasiakkaan ja laajan tilitoimistoverkoston alustana.

Rackbeat on Visman varastonhallintaratkaisu, joka integroituu sujuvasti sekä Netvisoriin että Lenioon. Se tuo mukaan reaaliaikaisen varastosaldon, erä- ja sarjanumeroseurannan, viivakoodikäsittelyn ja kattavat varastotapahtumat. Varastotapahtumat, ostot ja myynnit päivittyvät suoraan Netvisoriin – ilman erillisiä tiedonsiirtoja.

Käyttäjälle tämä näkyy yhtenä sujuvana arkena: työnohjaus → työmääräin → materiaalin otto → varastosaldo → asiakaslasku → kirjanpito.

Kenelle kokonaisuus sopii erityisen hyvin

Kokonaisuus on rakennettu yrityksille, joissa täyttyy kaksi ehtoa: työtä tehdään liikkuvasti asiakaskohteissa ja materiaali on merkittävä osa toimituksen sisältöä. Tällaisia ovat esimerkiksi teollisuuden kunnossapito, huolto ja kunnossapito, talotekniikan urakointi, kiinteistöhuolto, asennusliikkeet, sähkö- ja LVI-alan urakoitsijat sekä laite- ja koneasennukset.

Mitä isompi osa liikevaihdosta tulee materiaalin kautta, ostetaan, varastoidaan ja laskutetaan eteenpäin, sitä suurempi vaikutus reaaliaikaisella, sarjanumerotason varastonhallinnalla on suoraan kannattavuuteen.

Mistä lähteä liikkeelle

Varastonhallinta on usein hyvä paikka aloittaa toiminnanohjauksen uudistus, koska sieltä löytyvät nopeimmin näkyvät hyödyt: laskuttamattomat materiaalit saadaan laskutukseen, varastoarvo täsmää kirjanpidon kanssa, sarjanumerot pysyvät hallussa ja tilauspäätökset perustuvat oikeaan saldoon.

Käytännössä alku ei vaadi koko järjestelmäarkkitehtuurin uusimista kerralla.

Jos haluat keskustella siitä, miltä varastonhallinta ja siihen kytketty kenttätyö voisi teidän liiketoiminnassa näyttää, ota yhteyttä. Käydään 30 minuutin keskustelu, jossa hahmotellaan teidän tilanne ja sopiva eteneminen.