Tilaustenhallinta sekaisin? 3 vinkkiä joilla kenttätyönjohto ottaa arjen haltuun
Kuvittele tilanne: On tiistai-iltapäivä, ja puhelin soi taukoamatta. Yksi asiakas kyselee viikko sitten luvatun huollon perään, toinen lähettää kuvia rikkoutuneesta laitteesta WhatsAppilla, ja sähköpostiin on kilahtanut pari uutta tarjouspyyntöä. Samaan aikaan huikkaat ohikulkevalle asentajalle uuden keikan osoitteen ja kirjoitat sen varmuuden vuoksi kahvikupin viereen muistilapulle.
Kuulostaako tutulta? Monessa pk-yrityksessä tilausten hallinta ja päivittäinen työkuorman hallinta elävät tällä hetkellä hajallaan eri kanavissa: WhatsApp-viesteissä, puheluissa, paperilapuilla ja jaetuissa kalentereissa. Tämä ”hallittu kaaos” toimii aikansa, mutta yrityksen kasvaessa se muuttuu riskiksi. Kun tieto on sirpaleina, kukaan ei näe kokonaistilannetta kerralla, jolloin töitä unohtuu ja työnjohto käyttää suuren osan ajastaan pelkkään selvittelyyn.
Miten tilausvirta otetaan haltuun? 3 tapaa hallita kenttätyötä
Ennen kuin ryntää järjestelmäkaupoille, on hyvä pysähtyä miettimään prosessia. Kenttätyön tilausten ja tehtävien hallintaan on perinteisesti ollut kolme eri tapaa:
- Manuaalinen hallinta: Voitte sopia, että tilauksia otetaan vastaan vain sähköpostitse. Tämä poistaa WhatsApp-viestien perässä juoksemisen, mutta vaatii työnjohtajalta rautaista itsekuria siirtää tiedot sähköpostista kalenteriin. Ongelmana on usein se, että tieto ei liiku reaaliajassa asentajille asti.
- Yhteiset taulukot ja kalenterit (Välivaihe): Jaetut Excel-listat tai Googlen kalenterit auttavat näkemään, kuka on missäkin. Tämä on edistysaskel, mutta listojen päivittäminen unohtuu helposti kentän kiireessä. Lisäksi materiaalien ja tehtyjen tuntien kirjaaminen jää edelleen erillisten paperilappujen tai viestien varaan.
- Keskitetty tehtävänhallinta (Digitaalinen malli): Tämä tarkoittaa mallia, jossa tilaus perustetaan heti vastaanottohetkellä paikkaan, josta se ei häviä. Kun tilaus on järjestelmässä, se on olemassa kaikille: asentajat näkevät osoitteen ja työnkuvan mobiilisti, ja työnjohto näkee työn etenemisen reaaliajassa.
Miksi nykyaikainen digitaalinen tehtävänhallinta voittaa Excelin?
Kun tilausten vastaanotto on yhtenäinen, saavutetaan useita hyötyjä:
- Reaaliaikainen näkymä tilauskantaan: Työnjohto näkee yhdellä silmäyksellä kaikki avoimet työt ja niiden tilan ilman jatkuvaa kyselyä.
- Faktapohjainen resursointi: Kun näet tilauskannan ja asentajien todellisen kapasiteetin (mukaan lukien lomat ja poissaolot) samassa näkymässä, voit jakaa työt sille, joka oikeasti ehtii ne tehdä.
- Laskutusvalmius heti: Kun tilaus on oikein perustettu, siihen voidaan kohdistaa tunnit ja materiaalit suoraan kentältä, jolloin lasku on valmis lähetettäväksi heti työn valmistuttua.
Opas työnhallintaan ja resursointiin
Hukkuuko työnjohdon aika WhatsApp-viestien perkaamiseen ja puuttuvien tuntien selvittelyyn? Monessa kasvavassa yrityksessä tieto on sirpaleina eri kanavissa, mikä syö sekä hermoja että kannattavuutta.
Olemme koonneet asiantuntijaoppaan, joka auttaa sinua rakentamaan selkeän ja automaattisen prosessin työtilauksesta aina laskutukseen saakka. Täytä lomake, niin saat oppaan latauslinkin sähköpostiisi.
Lenio TOP – Suunniteltu sujuvaan tilaushallintaan
Tähän tarpeeseen olemme kehittäneet Lenio TOPin. Se on pilvipalveluna toimiva ohjelmisto, joka on suunniteltu nimenomaan kenttätyötä tekeville pk-yrityksille. Se ei ole raskas ja monimutkainen ERP, vaan selkeä työkalu työjonon, resursoinnin ja raportoinnin hallintaan.
Lenio TOPin tilaushallinta on tehty poistamaan turhat välivaiheet:
- Välitön tilausten perustaminen: Työnjohto saa perustettua uudet asiakastiedot itse suoraan järjestelmään. Sinun ei tarvitse odottaa taloushallinnon hyväksyntää tai syöttöä, vaan työ saadaan heti jonoon ja asentajalle.
- Tilausominaisuus ohjaa laatua: Järjestelmä vaatii tiettyjen perustietojen (kuten asiakas, osoite ja työn kuvaus) täydentämistä heti tilausta luotaessa. Näin varmistetaan, että jokaisella tehtävällä on tarvittavat lähtötiedot, eikä niitä tarvitse selvitellä jälkikäteen.
- Älykäs tilausautomaatio: Lenio TOPissa tilausta luotaessa voidaan automaattisesti lisätä toistuvia laskutus- tai työriviä. Jos bisnekseenne kuuluu esimerkiksi jokaiselle asiakkaalle menevä laskutuslisä tai kiinteä tarvikemaksu, järjestelmä hoitaa sen puolestasi. Samalla sähköisen laskutuksen osoitteet ja muut taloushallinnon tarvitsemat tiedot kulkevat mukana automaattisesti.
- Täysi jäljitettävyys: Jokainen tilaus saa yksilöllisen juoksevan numeron. Tämä takaa, että jokainen työvaihe, käytetty materiaali ja työtunti on jäljitettävissä aina laskulle ja palkanmaksuun asti.
Lopeta tilausten etsiminen ja ala johtamaan niitä. Se säästää paitsi aikaa ja rahaa, myös niitä kuuluisia yöunia.
Haluatko nähdä, miten teidän työjononne saadaan hallintaan? Varaa lyhyt etäesittely, niin katsotaan yhdessä, miten tilausten vastaanotto saadaan kerralla kuntoon.