Miten tekoäly auttaa teknisten asennus-, huolto- ja myyntiyritysten arkea
Tekoäly on nyt joka paikasssa, ja monesti se aiheuttaa enemmän hämmennystä kuin selkeyttä. Voiko tekoäly auttaa teknisten asennus-, huolto- ja myyntiyrityksiä ja miten? Tässä artikkelissa tarkastellaan tarkemmin, missä tekoäly konkreettisesti auttaa ja mitä sen käyttö vaatii.
Ongelmana on usein manuaalinen työ
Tekoäly voi auttaa asennus-, huolto- ja liikkuvaa työtä tekeviä yrityksiä siirtämällä työntekoa manuaalisesta kirjaamisesta ennakoivaan ja automaattiseen työhön. Asennus- ja huoltoyrityksen arki ei kaadu siihen, etteikö osaamista tai töitä olisi. Se takkuaa siihen, että käytössä ei ole tietoa keräävää järjestelmää, tai liian vaikeakäyttöinen ohjelmisto estää koko ohjelmiston käytön. Monesti tunnit kirjataan illalla muistilapuista, materiaalit selvitellään jälkikäteen ja raportit odottavat, kunnes joku kaivaa tiedot kolmesta eri paikasta. Juuri se aika on pois varsinaisesta työstä – siitä, mitä työnjohtajan ja asentajan pitäisi tehdä.
Tässä kohtaa tekoäly voi auttaa. Tekoäly ei vielä osaa kaivaa ojaa tai asentaa yrityksesi puolesta, mutta se on tullut jo vahvasti osaksi liikkuvantyön arkea. Kun käytössä on toiminnanohjausjärjestelmä, mikä kerää kentältä tarvittavan tiedon, voi tekoäly tuoda apuja arkeen monellakin tapaa.
Tekoäly on hyvä renki – mutta vain, jos pohja on kunnossa
Tekoäly toimii sen tiedon varassa mitä sillä on. Näin ollen se ei voi automatisoida tietoa, jota sillä ei ole.
Jos tunnit ovat työnjohtajan tekstiviesteissä ja kuvat asentajan puhelimessa, ei tekoäly tee niillä mitään. Ja jos järjestelmän data on virheellistä, tekoäly tuottaa virheitä nopeammin kuin kukaan ehtii korjata. Sen voi tiivistää karusti: jos data on huonoa, tekoäly tuottaa huonoa jälkeä.
Siksi tekoälyn hyödyntäminen kenttätyössä vaatii seuraavaa järjestystä:
- Oikea, reaaliaikainen tieto liikkuu kentältä järjestelmään.
- Kirjaaminen on niin kevyttä, että se oikeasti tulee tehtyä.
- Vasta sitten tekoäly astuu sisään ja alkaa hoitaa rutiineja.
Digipohjan kuntoon laittaminen on ensimmäinen askel ja vasta sen jälkeen tekoäly voi tulla avuksi.
Mihin tekoäly konkreettisesti auttaa
Kun pohja on kunnossa, tekoäly auttaa kenttätyössä mm:
- automatisoimalla rutiineja
- tekemällä raportteja
- tekemällä kirjauksia äänikomennuksella
- suunnittelemalla resursseja
- tarkistamalla työaikoja
- ennustamalla liiketoiminnan riskejä
Muutama konkreettinen esimerkki kenttätyön arjesta:
Kirjaukset syntyvät työn lomassa. Asentaja voi kirjata tunnit puhumalla – tikkailla, hanskat kädessä – ja esihenkilölle tulee valmis kirjaus hyväksyttäväksi.
Dokumentointi kevenee. Työmailla on paljon dokumentoitavaa: tunnit, materiaalit, tarkastuskuvat, työn tila. Tekoäly tunnistaa ja analysoi sille annettua tietoa ja tallentaa sen kertaalleen oikeaan paikkaan. Näin tietoa ei tarvitse koota käsin jälkikäteen kolmesta eri lähteestä.
Resurssien suunnittelu nojaa tietoon, ei tuuriin. Kun tieto tekijöistä, kalustosta ja työmaista on ajan tasalla samassa näkymässä, koordinointiin ei kulu aikaa. Tekoäly suunnittelee vuorot perustuen tilauskantaan, tehtyihin tunteihin ja sille annettuihin määräyksiin.
Automaattinen työtuntien hyväksyntä. Tekoäly hyväksyy tunnit ja lisät työnjohdon puolesta, noudattaa TESiä ja huomauttaa tarvittaessa virheistä.
Mikään näistä ei ole mullistavaa. Ne vain poistavat työtä, jota tehtiin joka päivä muutenkin ja palauttavat ajan sinne, missä sillä on arvoa.
Tekoälyjä on erilaisia – ja takaisinmaksu vaihtelee
”Tekoäly” myydään usein yhtenä isona lupauksena, mutta kenttätyöyritykselle se on monta hyvin erilaista asiaa. Karkeasti kaksi ääripäätä:
Toisessa päässä on iso ennustava järjestelmä, joka lupaa optimoida resurssit puolestasi. Sen takaisinmaksu riippuu täysin siitä, säästääkö se oikeasti työnjohdon ajan. Toisessa päässä on rutiinit hoitava apuri, jonka ainoa tehtävä on viedä näpyttely pois. Jos se nappaa vaikka puoli tuntia per tekijä per päivä takaisin varsinaiseen työhön, laskelma on helppo tehdä.
Ennen tekoälyratkaisuihin sortumista, kannattaa pohtia:
- Mitä konkreettista tämä poistaa arjesta? Esimerkiksi manuaalisen työn, kuten kirjaamisen tai raportoinnin, joka vie päivittäin aikaa.
- Saadaanko tekijät oikeasti käyttämään sitä? Tekoäly, jota ei käytetä, maksaa takaisin nolla. Käytön kynnys ratkaisee.
- Liikkuuko tieto jo kentältä järjestelmään? Jos ei liiku, mikään tekoäly ei sitä keksi.
Halvin tekoäly on se, jota oikeasti käytetään ja joka poistaa työtä, jota tehtiin päivittäin muutenkin.
Tekoäly, jonka työn voit tarkistaa
Luottamus tekoälyyn ei synny siitä, että se lupaa tehdä päätökset puolestasi. Se syntyy siitä, että näet, mitä se teki ja miksi.
Esimerkiksi, kun tekoäly käy läpi kirjauksia tai aineistoa ja peilaa niitä sääntöihin, lopputulos ei ole pelkkä ”hyväksytty” tai ”hylätty”, vaan perusteltu näkymä: mitä tarkistettiin, mihin sääntöön tulkinta nojaa ja mihin kannattaa kiinnittää huomiota. Jos tulkinta menee vikaan, ihminen korjaa sen.
Näin ihminen pysyy ohjaksissa. Tekoäly tekee esityön ja perustelee sen; asiantuntija tekee päätöksen. Mitä monimutkaisempi ala – ajattele vaikka alojen työehtosopimusten viidakkoa – sitä arvokkaampaa tämä jäljitettävyys on.
Datan omistajuus ja integraatiot ratkaisevat
Yksi asia jää helposti huomaamatta ostohetkellä: tieto pitää saada tarvittaessa myös ulos järjestelmästä. Kenttätyöyrityksen kannattaa varmistaa, että järjestelmät keskustelevat keskenään ja että data on siirrettävissä muihinkin työkaluihin. Näin päätösvalta työkaluista pysyy yrityksellä itsellään, eikä tieto jää yhden ohjelmiston vangiksi.
Tämä ei ole pelkkä tekninen yksityiskohta, vaan se kohta, jossa tekoälyn hyöty joko kasvaa – kun data liikkuu esteettä järjestelmästä toiseen – tai jää puolitiehen.
Kolme askelta ennen tekoälyn käyttöönottoa
Tekoälyn hyödyntäminen ei vaadi suurta hanketta eikä ison talon budjettia. Myös alle 50 hengen firma pääsee alkuun, kun etenee oikeassa järjestyksessä:
- Vie tiedon kirjaaminen kentälle. Tunnit ja materiaalit kirjataan siellä missä työ tehdään, mobiilisti ja reaaliajassa – ei toimistolla illalla.
- Pidä kirjaamisen kynnys matalana. Mitä helpompaa kirjaaminen on, sitä varmemmin se tehdään – ja sitä laadukkaampaa dataa tekoäly saa käyttöönsä.
- Varmista, että tieto liikkuu järjestelmien välillä. Kun data kulkee kentältä järjestelmään ja järjestelmästä toiseen, tekoälyllä on jotain millä auttaa.
Kun nämä ovat kunnossa, tekoälyn on helppo astua sisään ja alkaa oikeasti auttaa.
Kuuntele TOPkästistä, miten verkosto- ja infrapalvelualan toimija Elvera on hyödyntänyt tekoälyä.
Tekoäly vapautta aikaa kenttätyössä
Tekoäly voi auttaa paljonkin asennus-, huolto- ja liikkuvaa työtä tekeviä yrityksiä. Erityisesti raportointi- ja dokumentointivaatimukset kasvavat myös pienillä yrityksillä, ja se, joka saa oikean tiedon järjestelmään reaaliajassa, on jo askeleen edellä.
Lenio TOP on työnohjausjärjestelmä, jossa tunnit, materiaalit ja työn tila kirjataan mobiilisti samaan näkymään ja tieto liikkuu kentältä laskutukseen asti. Se on juuri se digipohja, jonka päälle tekoäly voidaan rakentaa. Jos haluat katsoa, miten se toimisi teidän arjessanne, varaa demo tai ota yhteyttä – käydään tilanne läpi yhdessä.