Mikä on BI-raportointi – ja miksi se kuuluu kenttätyötä tekevän pk-yrityksen johtamiseen?

Kun yritys kasvaa ja asiakkaita, tekijöitä ja samanaikaisia töitä on enemmän, kokonaiskuva ei enää pysy yhden ihmisen päässä. Pk-yrityksessä ei myöskään yleensä ole controlleria, joka kokoaisi raportit johdolle. BI-raportointi vastaa tähän tarpeeseen: se on tapa johtaa tiedolla, nähdä oman yrityksen tilanne ajoissa ja tehdä päätökset lukujen perusteella.

Mitä BI-raportointi tarkoittaa?

BI-raportointi tulee englannin sanoista Business Intelligence, eli liiketoimintatiedon hyödyntäminen. Sillä tarkoitetaan liiketoiminnan tietojen kokoamista yhteen ja esittämistä selkeinä tunnuslukuina ja kaavioina.

Perinteinen raportti on usein staattinen taulukko, joka kootaan käsin kerran kuussa. BI-raportti taas rakentuu suoraan järjestelmiin kirjatusta tiedosta. Sitä voi rajata ja tarkastella eri kulmista: koko vuotta, yhtä asiakasta, yhtä myyjää tai yksittäistä viikkoa.

Miksi kenttäpalveluyritys tarvitsee BI-raportointia?

Kenttäpalveluyrityksessä tieto syntyy hajallaan. Tilaukset tulevat puhelimella ja sähköpostilla, tunnit kirjataan työmaalla, tarjoukset lähtevät myyjän koneelta ja laskut taloushallinnosta. Kun tieto on monessa paikassa, kokonaiskuvan muodostaminen vaatii käsityötä ja jää sen vuoksi usein tekemättä.

Silloin moni tärkeä kysymys jää ilman vastausta:

• Mitkä työt ja asiakkaat ovat kannattavia, mitkä eivät?
• Kuinka paljon tilauskantaa on edessä, ja mikä siitä on jo myöhässä?
• Mihin asentajien työaika oikeasti kuluu?
• Miksi tarjouksia voitetaan tai hävitään?

BI-raportointi tuo vastaukset näkyviin ilman, että kenenkään tarvitsee koota niitä erikseen.

Tiedolla johtaminen: viisi lukua kenttäyrityksen seurantaan

1. Liikevaihto ja kate. Liikevaihto kertoo kasvusta, kate siitä, onko kasvu kannattavaa. Kun molempia verrataan edelliseen kauteen, suunnan näkee heti.

2. Tilauskanta. Avoin tilauskanta kertoo, paljonko töitä on edessä. Yhtä tärkeää on seurata myöhässä olevia tilauksia, sillä ne ovat usein ensimmäinen merkki resurssipulasta tai pullonkaulasta.

3. Työajan jakautuminen. Kuinka suuri osa tunneista on laskutettavaa asennustyötä ja kuinka paljon kuluu matkoihin, vianselvitykseen tai muuhun? Pienikin muutos näissä osuuksissa näkyy suoraan katteessa.

4. Työajan tehokkuus. Tehokkuusprosentti kertoo, kuinka hyvin tehty työaika muuttuu tuottavaksi työksi. Kuukausittainen työajan seuranta paljastaa poikkeamat ennen kuin niistä tulee tapa.

5. Tarjoukset ja voittoprosentti. Tarjousten määrä ja arvo kertovat myynnin aktiivisuudesta, voittoprosentti sen tehosta. Kun voiton ja häviön syyt kirjataan, niistä oppii.

BI-raportointi liikkuvassa työssä: esimerkkinä tarkastus- ja kartoitusyritys

BI-raportoinnista on eniten hyötyä yrityksille, joiden työ on tilauskohtaista ja liikkuvaa: tekijä lähtee kohteeseen, tekee työn ja jatkaa seuraavaan. Hyvä esimerkki ovat tarkastus- ja kartoitusalan yritykset, kuten kuntotarkastajat, kosteus- ja vesivahinkokartoittajat, sisäilma- ja haitta-ainetutkijat sekä insinööri- ja tarkastustoimistot.

Näissä yrityksissä työn tekevät usein kuukausipalkkaiset asiantuntijat, ja asiakkaalle toimitettava raportti on työn lopputulos. Siksi kannattavuus ratkeaa kolmessa kohdassa:

Mihin asiantuntijan päivä kuluu? Kun palkka juoksee kuukausittain, jokainen tunti matkoilla, odottelussa tai raportin viimeistelyssä on pois laskutettavasta työstä. Työajan jakautuminen työn tyypeittäin näyttää, paljonko päivästä on kohdekäyntejä, paljonko matka-aikaa ja paljonko raportointia – ja työajan tehokkuus kertoo, miten osuudet kehittyvät kuukausi kuukaudelta.

Mitkä toimeksiannot kannattavat? Kiinteähintainen kuntotarkastus voi näyttää hyvältä kaupalta, kunnes kohde vie suunniteltua enemmän aikaa. Kun liikevaihtoa ja katetta voi tarkastella asiakkaan, projektin tai tilauksen tyypin mukaan, näkee, mitkä palvelut ja asiakkuudet jättävät katetta ja mitä pitäisi hinnoitella uudelleen.

Mikä on myöhässä? Tarkastustyössä asiakas odottaa raporttia usein tiettyyn päivään mennessä, esimerkiksi asuntokaupan tai urakan aikataulun vuoksi. Kun tilauskannasta näkee, mitkä toimeksiannot ovat aikataulussa ja mitkä myöhässä, viivästykseen voi reagoida ennen kuin asiakas joutuu kysymään.

Samat kysymykset koskevat myös teknisiä tarkastus-, asennus- ja huoltopalveluja, joissa asentajat kiertävät kohteita päivän mittaan. Mitä enemmän työstä tapahtuu asiakkaan luona, sitä tärkeämpää on nähdä, mihin aika ja kate oikeasti menevät.

Toiminnanohjausjärjestelmä on BI-raportoinnin perusta

BI-raportointi on vain niin hyvää kuin sen pohjana oleva tieto. Siksi tärkein askel ei ole erillinen raportointityökalu vaan toiminnanohjausjärjestelmä, johon tieto kirjataan yhteen paikkaan heti siellä, missä työ tehdään.

Kun tilaukset, työajat ja tarjoukset ovat samassa toiminnanohjausjärjestelmässä, raportit rakentuvat lähes itsestään. Erillisiä Excel-kokoamisia tai tietojen siirtelyä järjestelmästä toiseen ei tarvita. Pk-yritykselle tämä on usein helpoin tie raportointiin: ei uutta järjestelmää, vaan nykyisen tiedon parempi hyödyntäminen.

BI-raportointi Lenio TOP -toiminnanohjausjärjestelmässä

Lenio TOP on kenttätyötä tekeville pk-yrityksille kehitetty toiminnanohjausjärjestelmä, ja sen BI-raportointi kokoaa johtamisen luvut yhteen näkymään: liikevaihdon ja katteen, tilauskannan ja myöhässä olevat tilaukset, työajan jakautumisen ja tehokkuuden sekä tarjoukset myyjittäin. Raportit rakentuvat suoraan Lenio TOPiin kirjatusta tiedosta, ja näkymää voi rajata esimerkiksi asiakkaan, projektin tai myyjän mukaan.

Tutustu Lenio TOPin BI-raportointiin.

Kuuntele myös TOPkästin jakso tiedolla johtamisesta, vieraana BI4SaaSin toimitusjohtaja Amira Achek.