KorkeaTekniikka Oy: työnhallinnanohjelmisto, joka taipuu keikkatyöhön ja nopeisiin muutoksiin
KorkeaTekniikka Oy toimii kiinteistöpalvelualalla vaativissa ja usein ennakoimattomissa olosuhteissa. Yrityksen arkea ovat keikkaluonteiset toimeksiannot, muun muassa lumipäivystykset ja myrskyvauriot, joissa työpäivän sisältö voi muuttua hetkessä. Tällaisessa ympäristössä työnhallinta, työaikojen seuranta ja laskutus vaativat järjestelmältä poikkeuksellista joustavuutta.
Lenio TOP on ollut KorkeaTekniikan käytössä vuodesta 2020 lähtien. Yhteistyö käynnistyi tilanteessa, jossa yritys kasvoi nopeasti, mutta toimintamallit perustuivat edelleen paperisiin tuntilappuihin ja manuaaliseen hallintoon.
-Lenio TOPilla halusimme ratkaista vaikeasti hallittavan päivystysluontoisen keikkatyönhallinnan, mihin monet kokeilemamme järjestelmät eivät taipuneet. Nyt kaikki tärkeät tiedot: asiakkaat, myyntilaskut, työajanhallinta ja palkat ovat järjestelmässä, selkeästi ja reaaliaikaisesti. Tämä on vapauttanut omaa aikaa myyntiin ja asiakkaiden hallintaan. Kertoo KorkeaTekniikan osaomistaja Laura Hurme.
KorkeaTekniikan lähtötilanne :
- Paperiset tuntilaput ja manuaalinen laskutus
- Heikko näkyvyys kentän tilanteeseen
- Kasvu lisäsi hallinnollista kuormaa
- Riski laskuttamattomasta työstä
Lenio TOPin avulla:
- Reaaliaikainen näkyvyys työntekijöihin ja kohteisiin
- Työaikojen, siirtymien ja taukojen helppo kirjaaminen
- Laskutus suoraan tehdystä työstä
- Vähemmän hallinnollista työtä, enemmän aikaa liiketoimintaan
- Järjestelmä, joka taipuu päivystysluonteiseen keikkatyöhön
Lähtötilanne: kasvu toi mukanaan hallinnan haasteet
Kun Hurme aloitti KorkeaTekniikalla vuonna 2018, yritys oli voimakkaassa kasvuvaiheessa. Työtä tehtiin monissa eri kohteissa samanaikaisesti, usein nopealla varoitusajalla ja vaihtelevilla kokoonpanoilla. Työntekijöitä liikkui jatkuvasti kentällä, ja työpäivät muodostuivat useista erillisistä keikoista, siirtymistä ja tauoista. Tässä ympäristössä työaikojen seuraaminen oli jo itsessään haastavaa ja käytössä olevat toimintamallit perustuivat silti käsin täytettäviin paperisiin tuntilappuihin.
Tuntilaput kerättiin työpäivien jälkeen, ja niiden pohjalta tunnit koottiin jälkikäteen Exceliin, Wordiin ja taloushallinnon järjestelmään. Pienessä mittakaavassa tämä vielä toimi, mutta työntekijämäärän kasvaessa ja sesonkivaihteluiden voimistuessa hallinnollinen työ alkoi kasvaa hallitsemattomasti. Tietoa puuttui, kirjaukset olivat epäselviä ja kokonaiskuvan muodostaminen vei yhä enemmän aikaa.
-Tuntilappuja etsittiin kissojen ja koirien kanssa. Joku oli unohtanut täyttää ne, käsialasta ei saanut selvää tai lappu oli jäänyt kokonaan palauttamatta, Hurme kuvaa tilannetta ennen järjestelmän käyttöä.
KorkeaTekniikan toiminta on suurelta osin keikkaluonteista ja päivystysmuotoista, ja työntekijämäärä elää vahvasti sesonkien mukaan. Talven lumityöt, kevään ja syksyn kausiluonteiset tehtävät sekä kesän julkisivu- ja ikkunanpesut tarkoittavat, että työntekijöiden määrä voi moninkertaistua lyhyessä ajassa.
-Meillä työntekijämäärä voi vaihdella kymmenestä jopa 50–60 henkilöön sesongissa. Se tuo omat haasteensa arjen hallintaan, Hurme kertoo.
Kun työaikoja ja laskutusta hoidettiin edelleen paperilapuilla ja manuaalisilla työkaluilla, kasvu alkoi näkyä suoraan arjen kuormituksessa. Palkkojen laskeminen ja laskutuksen muodostaminen veivät viikosta useita tunteja, ja virheiden sekä laskuttamattoman työn riski kasvoi jatkuvasti. Oli selvää, että toimintamalli ei enää skaalautunut yrityksen mukana.
Koska paperisiin tuntilappuihin pohjautuivat sekä palkanlaskenta että myyntilaskutus, yksikin puuttuva tai virheellinen merkintä saattoi tarkoittaa laskuttamatonta työtä. Samalla yrityksen johto joutui käyttämään yhä enemmän aikaa toimistotöihin, vaikka tarve olisi ollut olla kentällä, asiakkaiden parissa ja kasvua rakentamassa.
-Kun liikevaihto meni yli miljoonan, oma aika ei enää riittänyt. Yritit olla kentällä, kouluttaa työntekijöitä, hoitaa hallintoa ja tehdä myyntiä, kaikki samaan aikaan, kertoo Hurme.
Tarve ratkaisulle, joka ymmärtää keikkatyötä
Korkea Tekniikan työ ei ole säännöllistä vuorotyötä vaan työpäivä voi alkaa mihin vuorokaudenaikaan tahansa, sisältää useita eri kohteita, siirtymiä, taukoja ja äkillisiä muutoksia. Esimerkiksi lumipäivystyksessä päivän aikana voidaan hoitaa useita eri tilauksia, jotka syntyvät puhelinsoittojen perusteella reaaliajassa.
Moni kokeiltu järjestelmä kaatui siihen, ettei se taipunut tähän todellisuuteen.
Me kokeiltiin useita järjestelmiä, mutta ne eivät yksinkertaisesti taipuneet päivystysmuotoiseen keikkatyöhön. Lenion kohdalla ratkaisevaa oli se, että järjestelmää ei yritetty sovittaa asiakkaaseen, vaan päinvastoin.
Laura Hurme (osaomistaja, KorkeaTekniikka Oy)
Lenio TOP rakennettiin tukemaan liikkuvan työn arkea
Lenio TOPin käyttöönotto tehtiin yhteistyössä, jossa KorkeaTekniikan toimintaa käytiin läpi perusteellisesti. Tavoitteena oli rakentaa malli, joka tukee nopeaa reagointia ja reaaliaikaista työskentelyä.
Työntekijät näkevät omalta puhelimeltaan avoimet tilaukset, kirjaavat työ-, siirtymä- ja taukoajat suoraan oikealle kohteelle ja lisäävät tarvittaessa kuvia tai lisätietoja työmaalta. Näistä tiedoista muodostuu suoraan laskutus- ja raportointimateriaali.
-Työpäivän aikana voi olla kahdeksan eri tilausta. Lenio TOPissa ne saadaan kaikki kirjattua oikein – työajat, siirtymät ja tauot mukaan lukien, kertoo Hurme.
Esihenkilöt ja johto näkevät reaaliajassa, missä työntekijät ovat ja mitkä kohteet ovat valmiina. Kun tieto on ajantasaista, laskutus voidaan hoitaa nopeasti ja luotettavasti ilman jälkikäteistä selvittelyä.
Vähemmän riskejä, enemmän varmuutta
Lenio TOPin käyttöönotto poisti merkittäviä liiketoimintariskejä. Enää myyntilaskutus ei ole kiinni yksittäisestä paperilapusta tai muistivihkosta, eikä tehty työ jää laskuttamatta tiedon puuttuessa. Nyt tieto ei katoa. Kaikki on järjestelmässä, selkeästi ja reaaliaikaisesti.
Myös työntekijöiden näkökulmasta muutos on ollut positiivinen. Omia työaikoja on helppo tarkastella, korjata ja hyödyntää esimerkiksi raportointitarpeissa.
Hyödyt näkyvät ajankäytössä
Lenio TOPin käyttöönotto on tuonut arkeen paljon helppoutta. Hallinnollinen työ on vähentynyt merkittävästi, ja vapautunut aika on voitu käyttää liiketoiminnan kehittämiseen.
-Jos emme olisi kokeneet tästä hyötyä, emme olisi olleet Lenion asiakas jo näin montaa vuotta. Kertoo Hurme.
Viime vuosina Lenio TOPin käyttöä on laajennettu myös ostolaskujen käsittelyyn, mikä on edelleen vähentänyt manuaalista työtä ja virheiden mahdollisuutta.
KorkeaTekniikka Oy
- Vuonna 2010 perustettu, tarjoaa monipuolisia puhtaus- ja huoltopalveluja
- Sesongin vaihteluiden mukaan 50-60 kiinteistöpalvelualan ammattilaista
- Liikevaihto 1,8 milj. € (2024)
- Päätoimipaikka Tampere
Haluatko hallita keikkatyötäsi sujuvasti?
Jos yrityksesi arki koostuu liikkuvasta työstä, nopeista muutoksista ja kasvun tuomista haasteista, Lenio voi auttaa tuomaan hallinnan ja läpinäkyvyyden tekemiseen ilman turhaa monimutkaisuutta.
Tutustu Lenio TOPiin ja varaa maksuton demo .