Työajanseuranta ja raportointi kuuluu työnantajan velvollisuuksiin
Laki määrää työajanseurannasta, kirjaamisesta ja raportoinnista
Työajanseuranta ja raportointi kuuluu työnantajan velvollisuuksiin riippumatta siitä, onko kyseessä yritys, yhdistys tai muu organisaatio. Työnantajalla on velvollisuus suunnitella työaikoja ja -vuoroja, pitää palkkakirjanpidon lisäksi työaikakirjanpitoa sekä raportoida toteutuneet työajat pyydettäessä. Kaikki tämä täytyy raportoida palkansaajan tarkkuudella työvuorokohtaisesti. Lisäksi joillakin toimialoilla on vielä omia toimialakohtaisia vaatimuksia, jotka ovat joko lakisääteisiä tai työ- ja virkaehtosopimuksiin (TES ja VES) perustuvia.
Laissa on säädetty seuraavista työnantajaa koskevista työajan seurantaan ja raportointiin liittyvistä velvoitteista:
- Työvuorojen suunnittelu ja tiedottaminen työntekijöille
- Työaikakirjanpidon pitäminen
- Työaikakirjanpidon esittäminen pyydettäessä.
Työaikalaki koskee kaikkia työnantajia, mutta pakon voi kääntää mahdollisuudeksi
Ei ole mikään ihme, jos työaikalain velvoitteet tuntuvat raskailta – jopa byrokraattisilta.
Työajanseuranta ja raportointi on usein yrityksille ja yrittäjille sitä “tylsää, mutta pakollista” työtä, mikä tekee siitä myös kuormittavaa. Toisin kuin taloudellisen raportointivelvollisuuden osalta, yhtiömuoto ei kevennä velvoitteita pienyrittäjän osalta. Jos pienyritys on työnantaja, eli maksaa palkkaa yrittäjän tai tämän perheenjäsenen lisäksi jollekin, sitä koskee samat velvoitteet kuin suurempaakin yritystä.
Laki on siis kaikille sama. Työajan seuraaminen ja raportoiminen kuuluu kaikille työnantajana toimiville organisaatioille päivittäin. Monet organisaatiot hyödyntävät kuitenkin näitä pakollisia työaikakirjauksia oman toimintansa ohjaamisessa, jolloin velvoitteet eivät olekaan enää vain “pakkopullaa”, vaan hyödyllinen tapa kerätä dataa. Kerääntyvän datan avulla liiketoiminnasta voidaan rakentaa tuottavampaa ja kestävämpää.
Työaikojen suunnitteluun, kirjaamiseen ja raportointiin tarvitaan kuitenkin toimiva työkalu, jotta työaikalain velvollisuuksiin käytettävät tunnit ovat paitsi tehokkaita, myös mahdollisimman vähän kuormittavia. Riippumatta siitä, koetaanko velvoite pakkona vai mahdollisuutena, tehtävä työ kannattaa tehdä mahdollisimman nopeaksi ja helpoksi.
Toiminnanohjausjärjestelmän avulla voi täyttää työaikalain velvoitteet
Se, miten helppoa tai vaikeaa työajan seuraaminen on, riippuu organisaatiosta. Vaatimukset ja vaikeusaste riippuu siitä, kuinka kompleksinen työvuorojärjestelmä on. Jos organisaatiossa kaikki työntekijät tekevät arkipäivinä kasista neljään töitä, työajanseuranta on käytännössä ainoa, mitä tarvitaan. Voi kuulostaa ehkä yksinkertaiselta, mutta tämäkin vaatii järjestelyjä. Työnantajan on nimittäin ensinnäkin mahdollistettava, että työntekijä voi kirjata työtuntinsa hänelle tallennettavaksi ja toiseksi huolehtia siitä, että työntekijä todella kirjaa työaikansa. Niissä organisaatioissa, joissa tarjotaan keskeytymätöntä kolmivuorotyötä ja joihin sisältyy esimerkiksi lisiä, varallaoloa tai hälytystyötä, työajan seuraamisen ja kirjaamisen toteuttaminen on jo huomattavasti kompleksisempaa.
Markkinoilla on paljon hyviä ratkaisuja, joilla voi kirjata työaikaa ja suoriutua lakivelvoitteista kustannustehokkaasti. Jos organisaation työvuorojärjestelmä on kompleksinen tai työaikakirjauksia halutaan käyttää liiketoiminnan kehittämiseen ja ihmisten johtamiseen, kannattaa käyttää hetki aikaa ja perehtyä ainakin muutamaan erilaiseen toiminnanohjausjärjestelmään. Vaihtoehtoihin perehtyessä kannattaa katsoa, että toiminnanohjausjärjestelmässä on ne ominaisuudet, joita organisaatiosi tarvitsee työajan seurantaan ja raportointiin. Tällaisia ominaisuuksia ovat esimerkiksi:
- Työaikojen ja -vuorojen suunnittelu
- Työajan kirjaaminen kohteelle
- Työaikakirjausten hyödyntäminen kustannuslaskennassa
- Työaikakirjausten hyödyntäminen myyntilaskutuksessa
- Loma- ja poissaolotietojen tallentaminen
Kun tarvittavat ominaisuudet löytyvät, kannattaa keskustella vielä palveluntarjoajan kanssa ja katsoa, olisiko järjestelmästä aidosti hyötyä omalle organisaatiolle. Mikäli toiminnanohjausta tarvitaan muuhunkin kuin työaikaseurantaan ja -raportointiin, kannattaa katsoa että tarvittavat ominaisuudet ovat tarjolla tai integroitavissa. Paras lopputulos saavutetaan, kun palveluntarjoajan tiimi palvelee teitä henkilökohtaisesti tutustuen toimintaanne, ja kun pääsette kokeilemaan toiminnanohjausjärjestelmää käytännössä.
Lenio TOPin avulla työajan seuraaminen ja raportointi on helppoa
Lenio TOP toiminnanohjausjärjestelmä tarjoaa ratkaisun sekä lakisääteisten työnantajavelvoitteiden hoitamiseen että sisäiseen toiminnanohjaukseen, laskutukseen ja kustannusseurantaan. Lenio TOPin työaika– ja työvuorosuunnittelu-ominaisuuksilla voidaan täyttää myös mm. valmistavan teollisuuden sekä kuljetus- ja logistiikka-alan erityisvaatimukset.
Jos organisaationne kaipaa työkalua, jolla voitte täyttää työaikalain vaatimukset, tiimimme keskustelee mielellään kanssanne organisaationne tarpeista. Yhteydenotto ei sido tietenkään mihinkään, joten kannattaa kysyä rohkeasti. Jos huomaamme, ettei Lenio TOP ole organisaatiollenne paras työkalu työajan seurantaan ja raportointiin, kerromme sen ja opastamme eteenpäin.
